Telefonkonferenzen erleichtern private und berufliche Aufgaben

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Telefonkonferenzen erleichtern private und berufliche Aufgaben

Das Thema Telefonkonferenz ist im Berufsalltag allgegenwärtig, ob nun in Unternehmen oder auch bei Freiberuflern. Als Kommunikationstechnik ist eine Konferenz via Telefon praktisch und eine einfache Lösung, um mit mehreren Geschäftspartnern und Kunden sprechen zu können. Es gibt heute zahlreiche Anbieter, die Telefonkonferenzen kostengünstig oder auch kostenfrei anbieten. Bei der Vorbereitung und dem Einrichten einer Telefonkonferenz sind inhaltliche Fragen wichtig, aber auch technische Aspekte oder die Zahl der Teilnehmer.

Die Telefon-Konferenz vorbereiten

Es braucht nicht viel, um eine Konferenz per Telefon oder auch eine Skype Konferenz vorzubereiten. Smartphone oder herkömmliches Telefon genügen dabei völlig aus. Nun müssen sich die Nutzer nur noch bei einem Anbieter anmelden. Dieser Anbieter richtet dann den virtuellen Konferenzraum ein und liefert dem Moderator und den Teilnehmern die Zugangsdaten. Einige Anbieter ermöglichen auch das Anfordern der Zugangscodes mit einem einfachen Mausklick auf der entsprechenden Webseite des Anbieters. Die Daten kommen dann per Mail oder werden direkt angezeigt. In anderen Fällen stehen die Zugangsdaten erst nach der Bestellung des Konferenz-Dienstes zur Verfügung. In der Regel können mindestens drei, vier Personen teilnehmen, häufig aber bis zu zehn, zwanzig oder bis zu fünfzig Personen.

Die Zugangsdaten bestehen aus der Telefonnummer oder Konferenz-Einwahlnummer und dem Konferenz-Zugangscode oder Konferenz-Pin. Dieser Pin oder Sicherheitsschlüssel besteht in der Regel aus vier bis acht Ziffern.

Für den optimalen Ablauf muss der Anbieter folgende Dinge wissen:

– Wie viele Teilnehmer werden erwartet?

– Rufen Teilnehmer aus dem Ausland an?

– Wer soll die Kosten übernehmen?

– Wie häufig soll eine Telko stattfinden?

– Werden Zusatzoptionen wie Web-Konferenz, Recording oder Web-Steuerung benötigt?

Bei der Auswahl der Telefonkonferenz spielt auch die Art der Verbindung eine Rolle. Experten sprechen dabei von Dial-in oder Dial-out Verbindungen.

Dial-in und Dial-Out Konferenzen: Die Unterschiede

Beim Dial-In-Verfahren wählen sich die jeweiligen Teilnehmer selbst zum bestimmten Termin der Konferenz ein. Dazu haben sie vorab eine Einladung zur Konferenz mit dem Zugangscode erhalten. Der Veranstalter der Telefonkonferenz übernimmt die Kosten für die Bereitstellung, die einzelnen Teilnehmer übernehmen jeweils die Kosten für die Verbindung.

Beim Dial-Out-Verfahren erhalten die Teilnehmer den entsprechenden Anruf. Dazu erfolgt der Anruf vom Anbieter oder vom Moderator der telefonischen Besprechung. Für den Organisator bedeutet dieses Verfahren Mehrkosten, da die Nutzung der Konferenz bezahlt werden muss wie auch die Verbindungskosten der einzelnen Teilnehmer, die vom Organisator übernommen werden. Die Telefonkonferenz kann starten, sobald sich mindestens zwei Teilnehmer eingewählt haben, in manchen Fällen muss auf jeden Fall der Moderator eingeloggt sein.

Weitere Nutzungsoptionen für künftige Telefonkonferenzen

Nutzer stellen sich nun die Frage, ob die Anmeldung zur Telefonkonferenz einmalig ist und ob für spätere Konferenzen die Anmeldung und Reservierung erneut erfolgen muss. Für gewöhnlich können Verbraucher die Zugangsdaten für eine Skype Konferenz mehrfach nutzen. Hierbei gibt es jedoch einige Ausnahmen. Der Anbieter weist jedoch immer deutlich darauf hin, wenn es sich um einmalig nutzbare Zugangsdaten handelt.

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So gibt es Einmal-Konferenzen, für die die Zugangsdaten nur einmalig Gültigkeit besitzen. Anschließend werden die Daten wieder gesperrt. Ein weiterer Fall sind Event-Konferenzen, die zu bestimmten Anlässen wie Quartalsberichten einberufen werden und ebenfalls einmalig sein können.

Auch das Thema Sicherheit ist ein sehr wichtiges, wenn es um Konferenzen am Telefon geht. So können Telefonkonferenzen einmalig sein und zudem besonders abgesichert werden. Dies ist zum Beispiel der Fall zwischen Banken oder auch in der Politik.

Vorteile der Telefonkonferenzen

Ganz klar überwiegen bei einer telefonischen Besprechung oder Skype Konferenz einige wichtige Vorteile.

  • Kosten sparen: Geschäftsreisen und richtige Konferenzräume sind nicht nötig
  • Zeit sparen: An- und Abreise fallen weg
  • Produktivität und Effizienz steigern: Entscheidungen werden schneller getroffen

Es gibt auch ein paar Faktoren, die vielleicht nachteilig sind:

  • Gesprächspartner nicht direkt vor Augen, keine Kommunikation über Mimik oder Gesten
  • Wichtige Daten und Informationen müssen vorab vorliegen und versandt werden
  • Persönliche Ebene fehlt, wichtig für vertrauensvolle, persönliche Zusammenarbeit

Auch bei Telkos gibt es Regeln

Es ist vielleicht überraschend, doch auch für eine Telefon-Konferenz gibt es einige Regeln, damit die Besprechung erfolgreich ist. Für einige sind die Spielregeln und Sitten vielleicht vertraut und selbstverständlich, für andere nicht.

Für eine Telefonkonferenz sollte sich jeder Teilnehmer Zeit nehmen und für eine ruhige, entspannte Atmosphäre sorgen. Das heißt, weitere Telefone sollten abgeschaltet werden, Fenster geschlossen und Türen vielleicht sogar abgeschlossen werden, damit niemand hereinplatzt.

Im Büro gilt:

  • Schild vor der Tür eines Büros mit dem Hinweis auf die Telko
  • Andere Kollegen informieren und um Rücksicht bitten
  • Rechtzeitig PC vorbereiten, Infos bereithalten und einwählen
  • Sich mit Namen vorstellen, wenn neue, noch unbekannte Teilnehmer dabei sind

Im Homeoffice gilt:

  • Zurückziehen in ungestörten Raum
  • Nebengeräusche vermeiden
  • Störungen, etwa durch Haustiere, vermeiden
  • Telefon stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen

Unterwegs mit Smartphone gilt:

  • Möglichst ein ruhiger Ort, um Empfang zu gewährleisten
  • Keine Konferenz während der Fahrt
  • Sicherheitsrisiko bedenken: sensible, heikle Themen lieber über Festnetz besprechen

Während der Telefonkonferenz ist es sinnvoll, sich Notizen zu machen, um wichtige Punkte nicht zu vergessen. Am Telefon sollten die Teilnehmer immer deutlicher, langsamer und vielleicht etwas lauter sprechen. Es gilt, den Moderator und die anderen Teilnehmer ausreden zu lassen und nicht zu unterbrechen, wenn man selbst nicht an der Reihe ist. Um Nebengeräusche wie Tastatur-Geräusche zu vermeiden, wird das Telefon am besten stumm geschaltet, wenn nicht gesprochen wird.

Der Moderator hat bei einer Skype Konferenz oder am Telefon die Verantwortung und übernimmt die Leitung des Gesprächs, damit jeder Teilnehmer angemessen zu Wort kommt.

Fazit

Telefonkonferenzen oder Video Skype Konferenzen werden immer beliebter und werden in vielen Unternehmen genutzt. Sie sparen Zeit und Geld, lästige Geschäftsreisen fallen weg, ebenso Kosten für Unterbringung und Reisen. Einige Anbieter bieten die Konferenzen kostengünstig oder auch kostenlos an. Es gibt vor allem zwei Varianten, was die Verbindungen anlangt: Bei den Dial-In-Verbindungen wählt sich jeder Teilnehmer kostenpflichtig ein, bei einer Dial-Out-Verbindung ruft der Moderator oder der Anbieter die einzelnen Teilnehmer an, für die keine Kosten entstehen.

Bei Video-Konferenzen können sich die Teilnehmer auch sehen, bei herkömmlichen Telefonkonferenzen ist das nicht der Fall. Meist können effizienter Ergebnisse erzielt werden und Entscheidungen schneller getroffen ist. Wichtig ist, sich an Spielregeln zu halten, sich ausreden zu lassen und an einem ruhigen Ort der Konferenz via Telefon zu folgen.

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